Asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuudet korkeakouluissa -

Asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuudet korkeakouluissa -

Asianhallinnan, tiedonohjauksen ja digitaalisen arkistoinnin mahdollisuudet korkeakouluissa - WEBINAARI 5.3.2019 Antti Mki ja Outi Tasala CSC Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus Lpinkyvyys Organisaatioriippumattomuus kokeilut Korkeakoulujen ja CSC:n yhteinen i deapankki.csc.fi: lyt ideoille edistji CSC:n palvelukehityslinjat Uudet ideat korkeakoului lta ja muilta sidosryhmilt

Idean kirjaaminen ideapankki.cs c.fi Idean tarkennus, arviointi ja ohjaus oikealle taholle Ideatoimikunta Idean esiselvitys Nappaa Kiteyt Tarkenna idea konsepti konsepti ketter kokeilukulttuuria hydynten Muut palvelukehityslinjat Ideapankki ker tutkimuksen ja korkeakoulutuksen

palveluiden kehitysideoita, jakaa tietoa sidosryhmille ja vlitt ideoita oikeille toteuttajille. Ideoita voivat jtt, kommentoida ja seurata kaikki. 2 Kettert Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmrrys mahdollisista esiselvitysvaihtoehdoista Ideapankin tarkoitus on lyt ideoille esiselvittjt / edistjt Ideamuotoilun tavoite on luoda yhteinen ymmrrys tarpeista, joihin liittyen esiselvityksi voi tehd 3 Etenemispolkuja voi olla useita valittavissa: organisaatiot sitoutuvat

Ideamuotoil u Mukanaolopt s Mukanaolopt s Mukanaolopt s Toimeksianto Asianhallinnan, Tiedonohjauksen, kehittyneen shkisen allekirjoituksen ja - arkistoinnin kehittminen 4 fasilitoi korkeakoulujen yhteisen tyryhmn tyskentelyn CSC:n

jrjestmn 5 Polkua Ideamuotoilun tuotoksena esiselvityskohteita, joita voidaan erikseen ja/tai rinnakkain toisistaan riippumatta edist Tm on luettelo asioista, joista jonkun edistmiseen / esiselvittmiseen joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta. Kohdat 1 ja 2 ovat yleisempi, yhteisempi, "kevyempi" Kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojrjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lhte edistmn. Kohta 3 on vlimalli Edelleen tystettviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle Shkinen asiointi

Shkinen allekirjoitus Toiminnan prosessit 5 1) Tilannekuvan ja toimintaympristn kartoitus Ehdotus sisllst Toimintaympristn tilannekuva ja juridiset reunaehdot Velvoitteiden tunnistaminen ja hallinta sen suhteen, mit velvoitteita korkeakoulun on tytettv toteuttaessaan 3., 4. ja 5. liittyvi toimia Juridiset lakiin tai asetuksiin, suosituksiin ja velvoitteisiin pohjautuvat asiat (tytt juridisen vaatimuksen, tytt auditoinnin kriteerit) vrt. https://ka.csc.fi/ (klikkaa kohta "Tiedonhallintalaki") Selke ja tiivistetty esitys johdon ymmrrettvksi, ett mill reunaehdoilla toimitaan Yhteinen kypsyyskartta Aspekteina jrjestelm, resurssit, alan asiantuntijat, TOS, Juridiset reunaehdot Annetaan tarkistuslista, jota vasten korkeakoulut voivat ymmrt tilanteensa ja miten voivat edet Korkeakoulu tekee osana muuhun etenemiseen liittyv esiselvityst Kypsyyskartan pohjalta korkeakoulukohtaisen lhtkohtatilannekuva Mahdollisena osana muuhun etenemiseen liittyv esiselvityst: mit ollaan TOS:n, asianhallinnan, arkistoinnin alueella tekemss tai tehty Muut organisaatioon liittyvt pakottavat/vahvasti ohjaavat asiat eli paikallisesti valitut jrjestelm kokonaisuudet, toimittaja yhteisty, digitalisaation taso jne. Asiakirjahallinnan ekosysteemien tunnistaminen: mit operatiivisia jrjestelmi on kytss Asiakirjahallinnan loogisen kokonaisuuden tunnistaminen: asianhallinnan hajautuminen operatiivisten jrjestelmien siiloihin ja Ei mahdolliseen

sislly yleiseen asianhallintaan Kaikkia korkeakouluja koskevaa tilannekuvan kartoitusta ei tehd 6 2) Yhteinen tiedonohjaussuunnitelman runko "tarkistuslista Ehdotus sisllst Tehtvluokitus Korkeakoulujen yhteinen tehtvluokitus, kun tll hetkell ammattikorkeakoulut kyttvt kuntien tehtvluokitusta ja yliopistojen mallit vaihtelevat yhteinen, sektorirajan ylittv perusrunko kattavuus: korkeakoulujen yhteinen laajuus: kaikki asiat, mukaan lukien viranomaistehtvt syvyys: ptehtvt, alatehtvt ja asiaryhmt Muuta JHS:n soveltaminen korkeakoululaitoksessa Silytysaikaptksien huomioiminen Kuinka liikkeelle Pohjaksi tyhn Aalto Yliopisto, It-Suomen Yliopisto, Jamk, Xamk, Lamk Ei sislly Tss polussa et saa syvllist Tiedonohjaussuunnitelmaa, vaan rungon siihen miten teet oman TOS:in Tss polussa ei ole myskn tarkoitus kyd yksityiskohtaisia metatieto tasoja lpi 7

3) Tiedonohjaussuunnitelman kehittmisen selvitys Ehdotus sisllst Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) - pohja Yhteisest "ekosysteemiryhm-" ja korkeakoulukohtaiseksi jalostuva TOS-pohja, jossa huomioidaan holistisesti tiedonohjaus sit ksittelevist toiminnan siiloista ja tietojrjestelmist riippumatta Pitkjnteisen yhteistyn pohja rungon edistmiseksi, joko korkeakoulukohtaisesti tai useamman korkeakoulun yhteistyn Yhteisty foorumi / vertaistukea tlle polulle lhtijille, apua jo kokeneilta konkareilta Kaiken shkisen tiedon kartoitus tiedonhallinnan nkkulmasta Esimerkiksi jo hankintun asianhallinnan ratkaisun hydyntmisen kehittmiseksi tai uuden ratkaisun hankkimiseen liittyen Ei sislly Tm polku ei ole vlttmtt johtamassa asianhallintajrjestelmn hankkimiseen tai pivittmiseen. Tm voi siis olla tarpeen, vaikka 4) ja 5) eivt olisi ajankohtaisia asioita korkeakoululle, koska esim. tllaiset ratkaisut on jo hankittu eli korkeakoulun kytss, mutta tarve kokonaisvaltaisen TOS:n kehittmiselle silti on olemassa 8 4) Asianhallintajrjestelmn hankkimisen selvitys Ehdotus sisllst Hankinnan selvitys

Tm sislt Asianhallintajrjestelmn lisksi mys Tiedonohjausjrjestelmn Organisaation on itse kukin mietittv omien tarpeiden kautta minklainen on oikea kokonaisuus jota voitaisiin lhte yhdess selvittmn. Esim. sislt koko korkeakoulun yleishallinnon Esim. sislt vaan tietyt prosessit / asiaryhmt jotka toteutetaan Asianhallintajrjestelmn integraatiot operatiivisiin jrjestelmiin. Thn vaikuttaa se, mill laajuudella/ kokonaisuudella Asianhallintajrjestelm oltaisiin toteuttamassa. Ei sislly Tss osassa ei laadita en tehtvluokitusta ja/tai TOS:ia tai muihin kohtiin liittyvi toimenpiteit. Tss lhdetn suoraan selvittmn jrjestelmn hankintaa. 9 5) Arkistoinnin ratkaisun ja hankkimisen selvitys Ehdotus sisllst Arkistoinnin kehittmisen ja jrjestmismallien vaihtoehtojen selvittminen korkeakoulujen nkkulmasta esim. asianhallintajrjestelmn kehittminen korkeakoulun keskitetyksi arkistointiratkaisuksi Asianhallintajrjestelmn kyttminen pitkaikaiseen silytykseen korkeakoulun yleispalveluna, siis muutoin kuin pysyvn silytyksen kannalta (huomioitava kansallisarkiston seulontapts, joka mr AMKien silyttvn pysyvsti tiettyjen tehtvluokkien asiakirjatiedot nimenomaan asianhallintajrjestelmss, esim. hallinnon ohjauksen ja TKI-hankeasiakirjat) esim. valtakunnallisen ihmeen toivominen (edellytt lisksi paikallisesti jrjestetty, tydentv ratkaisua)

esim. arkistoinnin hajauttaminen toiminnan siilon ratkaisuihin ja yleiseen arkistoon esim. hybridi edellisist Asianhallintajrjestelmn integraatiot operatiivisiin jrjestelmiin Ei sislly Sisltn ei kuulu arkistoaineistojen siirtoprojekteja, jotka ovat hankinnan jlkeist jatko tyt. 10 Edelleen tystettvksi ehdotettujen asioiden ulkopuolelle rajatut Shkinen asiointi Tyryhmn ksityksen mukaan korkeakoulun shkinen asiointi jrjestetn toimintaa tukevissa palvelu- ja tietojrjestelmkokonaisuuksissa: esimerkiksi oppijan typydn tai tutkimus / TKIpalveluportaalin puitteissa Asianhallinta, tiedonohjaus ja shkinen arkistointi ovat taustapalveluita, jotka tukevat korkeakoulun varsinaista toimintaa Korkeakoulu voi mys valita yleisi shkisen asioinnin palveluita tss jsennettyyn kokonaisuuteen liitettvksiallekirjoitus Shkinen Asianhallinta, tiedonohjaus ja shkinen arkistointi rajattiin taustapalveluksi, ulkopuolelle ji shkinen allekirjoitus, joka on kyttjkokemukseen suoraan vaikuttava palvelu Prosessinohjauksen ja tiedonhallinnan kehitys voi tehd allekirjoittamisen tarpeettomaksi Shkinen allekirjoitus voidaan toteuttaa eri tavoin korkeakoulun eri toiminnan alueita tukevissa palveluissa Shkisen allekirjoituksen ratkaisu on sisllllisesti selke ja korkeakoulun hankittavissa kokonaisuuteen

liitettvksi Toiminnan prosessit Asianhallinta, tiedonohjaus ja shkinen arkistointi kiinittyvt keskeisesti korkeakoulun toiminnan prosesseihin ja niiden kehittmiseen, mutta kokonaisuuden kehittmistoimien tulee lhte toiminnan prosessien nkkulmasta eik asianhallinnasta Korkeakoulut ovat kuvanneet ja kehittneet toiminnan prosessejaan paikallisesti ja erilaiset kansalliset verkostot tukevat toimintaa 11 5 Polkua, joista kutakin voi lhte edistmn toisesta riippumatta: vaikka polku olisikin jo paikallisesti toteutettu, kannattaa muita polkuja hydynt Ideamuotoilun tuotoksena esiselvityskohteita, joita voidaan erikseen ja/tai rinnakkain toisistaan riippumatta edist Tm on luettelo asioista, joista jonkun edistmiseen / esiselvittmiseen joku korkeakoulu voi sitoutua tai olla sitoutumatta.

Kohdat 1 ja 2 ovat yleisempi, yhteisempi, "kevyempi" Kohdat 4 ja 5 raskaampia, tietojrjestelmiin mahdollisesti johtavia polkuja, joita vain harvemmat korkeakoulut halunnevat lhte edistmn. Kohta 3 on vlimalli 12 Edelleen tystettviksi ehdotettavien asioiden ulkopuolelle Shkinen asiointi Shkinen allekirjoitus Toiminnan prosessit Miten tst mennn eteenpin? Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen tietohallinto- ja it-johdon verkostot AAPA ja FUCIO selvittvt korkeakoulukohtaisesti halukkuutta osallistua eri polkuihin 1.4. menness

1. Edistminen selvittmll (koordinaattori?) 3.4. klo 10 webinaari osallistumisesta kiinnostuneille 3. Paikallisesti tietoa vaihtaen (verkoston koordinaattori?) Kiinnostuneiden kesken selvitetn, mit tehtisiin, mit maksaa, olisiko asiantuntijoita kytettviss Hydynnetn tarvittaessa korkeakoulujen ja CSC:n kaksisuuntaista puitesopimusta jrjestmiseen 13 o Ostettaisiin korkeakoululta asiantuntijatyt o Jaettava juridiikka on jrkev osaamismieless ja riskien hallinnan kannalta 2. Korkeakoulujen asiantuntijoiden yhteinen (koordinaattori?) o Ostettaisiin nimetyilt korkeakouluilta asiantuntijatyt o Yhteisesti verkoston tuki

4. Eri intressiryhmien mahdollisesti rinnakkaiset ja/tai eriaikaiset (projektipllikk) o Mahdollinen hankintayhteisty jne. 5. Eri intressiryhmien mahdollisesti rinnakkaiset ja/tai eriaikaiset (projektipllikk) o Mahdollinen hankintayhteisty jne. Palaute webinaarin asiasisllst www.menti.com Kirjaudu kyselyyn koodilla 55 03 01 Nappaa Kiteyt Tarkenna idea konsepti konsepti Ole hyv ja vastaa kyselyyn mys mikli katselit tt tallenteena! Tulokset nhtviss tll: https://www.mentimeter.com/s/700d046b 6153ea89bf21d23a3889422e/90db21b5f 3dc 14 Kuvat CSC:n arkisto ja Thinkstock

Outi Tasala Customer Solutions Manager +358 50 3818526 [email protected] P.O. Box 405, FI-02101 Espoo, Finland www.csc.fi facebook.com/CSCfi twitter.com/CSCfi youtube.com/CSCfi linkedin.com/company/csc---it-center-for-science github.com/CSCfi

Recently Viewed Presentations

  • IB Chemistry - Weebly

    IB Chemistry - Weebly

    IB Chemistry. Option B - Human Biochemistry. ... Glycerol and fatty acids are further broken down by redox reactions into carbon dioxide, water and energy. Lipids. Omega fatty acids. ω- 3 linoleic acid. ... Menstrual cycle review. Pill contains estrogen...
  • Project Scheduling and Crashing - Texas Tech University

    Project Scheduling and Crashing - Texas Tech University

    Project Scheduling and Crashing ... E The AON Network A/5 D/20 B/10 E/5 F/10 C/5 The AOA Network Start and Finish Dates ES EF N/K LS LF Notation ES - earliest start for the node, assumed to be at the...
  • When we read Gods word we receive from

    When we read Gods word we receive from

    2 Tim. 3:16-17 - scripture is profitable to thoroughly equip man 2 Peter 1:2-3 - God has given us all things that pertain to life and godliness When we read God's word we receive the instructions we need.
  • Romeo & Juliet

    Romeo & Juliet

    ROMEO & JULIET An Overview of the Major Characters and Plot MAJOR CHARACTERS ROMEO JULIET MERCUTIO BENVOLIO TYBALT FRIAR LAWERENCE PARIS MONTAGUE LADY MONTAGUE CAPULET LADY CAPULET PRINCE ESCALUS THE NURSE THE CHORUS ROMEO A member of the Montague Family...
  • Cyber Liability Paula Burns, CIC, CRM / Insurance

    Cyber Liability Paula Burns, CIC, CRM / Insurance

    Cyber Insurance Today. Cyber Policies are unique: A key distinction between a cyber insurance policy and a professional liability policy is that the cyber policy both protects insureds from third-party claims alleging a financial injury as a result of a...
  • Imaging Fascia - American Massage Therapy Association

    Imaging Fascia - American Massage Therapy Association

    Sparsely arranged fibers, not ordered in a predominant direction. Oftern refferd to as "Loose" but Dr. Langevin suggests this label is too mechanical in description. less collagen, not so much tensile strength, variety of cell types. May contain neurovascular bundles....
  • The State of Nature - University of Washington

    The State of Nature - University of Washington

    The State of Nature Assessing the trends: Population, Consumption and Technology The end of more? Indicators of state of nature Population growth Food production Energy consumption Deforestation Species extinctions Desertification Fresh water shortage Ozone depletion Climate change The State of...
  • Facilitators of School Improvement January 2016

    Facilitators of School Improvement January 2016

    John Hattie and Helen Timperley (2007) The power of feedback. Review of Educational Research. Creating a Formative Assessment System. Every lesson must have an established purpose. ... Facilitators of School Improvement January 2016 Last modified by: